Nesta fase, os documentos a serem digitalizados são classificados e ordenados de acordo com a necessidade do cliente. Da mesma forma, esta tarefa determinará as próximas fases do processo de digitalização e consiste em identificar se a captura dos documentos será realizada individualmente ou a granel, em lotes.

Antes da digitalização, a documentação a ser digitalizada é preparada, revisando folha por folha que não contenha elementos que impeçam sua captura ágil ou que dificultem o processo de digitalização.
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Remova folhas, ganchos/grampos, clipes, anéis, etc...

Separe os documentos com várias páginas unidas. Gire as páginas que estão de cabeça para baixo.

Revisão de documentos fora do padrão (envelopes, postagem etc.)

Na fase de digitalização (digitalização), a imagem digital do documento original em papel é obtida.
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SCANNER

Em primeiro lugar, deve-se selecionar o scanner mais adequado para o tipo de documento, tamanho e estado de conservação, garantindo assim a integridade das imagens digitais e sua qualidade.

Para projetos temos acesso a uma grande variedade de equipamentos: scanners de alta e média produção até A3, planos, planetário/orbital, planos e microfilme/microficha.

PARÂMETROS DE DIGITALIZAÇÃO
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Em seguida, o formato do arquivo é definido e os parâmetros de digitalização são estabelecidos de acordo com os requisitos do projeto/cliente.

Valores de configuração mais frequentes:
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Lado simples ou duplo
Modos de cores: P&B, tons de cinza, 8 bits, 256 tons e cores
Formato: PDF ou PDF/A única ou várias páginas, JPEG, TIFF, etc.
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Resolução de captura sugerida: 300 dpi

A estrutura da base de dados é definida de acordo com os índices exigidos pelo projeto/cliente, para o correto acesso e visualização da documentação digitalizada. Nesta fase, são recolhidas todas as informações identificativas dos documentos necessários ao seu upload para o Arquivo Digital, por exemplo no. de arquivo, data do documento, tipo de documento, etc. Essas informações são relevantes para a identificação do documento e suas futuras consultas. De acordo com o tipo de desagregação (nível de detalhe), podemos oferecer:

Padrão indexing (1 nó)
Identificação global do arquivo/arquivo/pasta/outro conjunto documental

INDEXAÇÃO detalhada (> 1 nó)
Identificação específica de um documento ou conjunto de documentos contidos em um arquivo/arquivo/pasta/outro conjunto de documentários. A tarefa pode ser realizada manualmente ou por meio da tecnologia de reconhecimento óptico de dados associada ao documento:OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres
Reconhecimento de código de barras/QR

O controle de qualidade das imagens é realizado em consonância com o processo de digitalização e consiste em verificar se a imagem digital e os dados significativos obtidos no processo de digitalização são fiéis ao documento original em papel.
Imagens alinhadas corretamente
Sem margens adicionadas
Seja uma representação fiel e integral da unidade documental
Seja visível e/ou legível

Todo o processo é supervisionado e um segundo controle de qualidade também é realizado em uma amostra dos arquivos digitais finais, escolhidos aleatoriamente.

Entrega de documentos digitalizados e devolução de documentos físicos
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ARQUIVO DIGITAL - IMAGENS

Durante o serviço podemos armazenar as imagens em servidores dedicados com acesso por FTP ou enviá-las através do Google Drive, Dropbox ou outro sistema. Ao final do projeto, um BACK-UP (cópia de backup) é sempre entregue por meio de suporte digital como pendrive, disco externo ou DVDs.


ARQUIVO FÍSICO

Terminada a digitalização - e recebida a aprovação final do trabalho realizado - a documentação (arquivos, pastas ou outros) é novamente recolhida para a sua devolução, de acordo com a forma como foi originalmente recebida.

A entrega do material - no caso de realização dos trabalhos nos nossos escritórios, são efectuados com pessoal próprio, garantindo assim a confidencialidade e absoluta responsabilidade no tratamento da documentação.

Desenvolvimentos de sistemas à medida do projeto de digitalização durante o serviço, caso seja necessário, propomos um sistema de visualização de documentos já digitalizados. A ideia básica de todo telespectador é que em caso de urgência, as informações da documentação que requer prioridade possam ser acessadas, em tempo hábil.
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VISUALIZADOR INTRANET
Para servicios IN SITU, oficinas del cliente  

VISUALIZADOR DA WEB
Para servicios EXTERNO, en oficinas del proveedor