O que é gerenciamento de documentos?

Desde a década de 1950, a documentação vem despertando uma ciência adormecida. Nessas mudanças, aposta na inovação e no desenvolvimento, incorporando tecnologia em todos os processos e aplicando sistemas de gestão da qualidade baseados em processos.

O mundo dos negócios optou por um sistema de gestão eficiente, econômico e de alta qualidade. Você optou por criar alianças estratégicas como uma forma lucrativa e útil de gerenciamento.

O propósito de criar e aplicar um modelo de gestão documental, baseado em uma análise sistêmica, é produzir a padronização de políticas e procedimentos na gestão desses documentos de forma a permitir a sua proteção adequada, recuperando ao máximo as informações neles contidas. jeito eficiente.

O resultado deve ser um sistema que está presente na criação, recepção, tráfego, utilização, arquivo, recuperação, acesso, a partir de todos os processos que permitem a realização dessas ações. Um sistema que centraliza e controla, garantindo a rastreabilidade das ações, documentos e responsabilidades de todos os atores envolvidos.

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Como se implementa?  

É gerado um modelo para o organismo a ser implementado seguindo a metodologia das normas ISO 15.489 com uma reengenharia não drástica, que utiliza as estruturas e infraestruturas existentes, procedimentos, apoiados em ferramentas tecnológicas e administrativas, utilizando alavancagem.

Essa norma orienta como gerenciar ou administrar documentos e sua relação com os sistemas eletrônicos de preservação de arquivos em diferentes mídias. Tem por objetivo uniformizar as políticas, procedimentos e práticas de gestão dos documentos arquivísticos, de forma a assegurar o seu adequado cuidado e proteção, e permitir que as provas e informações neles contidas sejam recuperadas de forma mais eficiente e eficaz.

Ele se concentra em aspectos como o controle de acesso a documentos e se refere com maior ênfase à necessidade de metadados.

Seu uso é essencial para gestores e especialistas em organizações da administração pública, empresas privadas, empresas de consultoria, fornecedores de software de gestão documental, professores universitários e pesquisadores.